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面對全球貿易國際化以及網絡經濟的快速發展,我國進入WTO后中小企業面臨著管理思想、管理模式等各方面的壓力,選擇企業管理信息化是必然趨勢,其中相當一部分企業選擇了實施ERP(企業資源計劃),對于這些準備或者正在實施ERP的中小企業,BPR(業務流程重組)是一個不可忽視的問題。
一、ERP與BPR的關系
企業實施ERP一般都需要進行業務流程重組,如果不進行業務流程重組,那充其量是把手工作業變成計算機作業,并沒有提高企業管理的水平,不會提高企業的效益,只能是一個低水平應用。
1.ERP
ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源計劃)就是建立在信息技術基礎上,利用現代企業的先進管理思想,對企業所有資源包括物流、信息流、資金流進行全面集成管理,為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的全方位和系統化的管理平臺。實施ERP可以為企業提供集成的管理信息,實現業務數據和資料共享,由于ERP數據錄入的單一性和數據處理的自動完成,數據的準確性和及時性大大提高,ERP強化了風險管理,固化了業務流程,可以提供績效評估所需數據。另外,ERP可以通過與外部系統的集成,使企業員工、股東、合作伙伴、客戶、供應商等及時準確地溝通。ERP不僅僅是引入一套現代化的管理軟件,可以使企業的日常經營管理活動自動化,它更重要的是要對企業傳統的經營方式進行根本性的變革,使其更加合理化、科學化,從而大幅度地提高企業的經營效益。
2.BPR
BPR(Business Process Reengineering,業務流程重組)的奠基人Michael Hammer和James Champy把它定義為:“BPR是對企業的業務流程作根本性的思考和徹底重建,其目的是在成本、質量、服務和速度等方面取得顯著的改善,使得企業能最大限度地適應以顧客(Customer)、競爭(Compe-tition)、變化(Change)為特征的現代企業經營環境”。在這個定義中,“根本性”、“徹底性”、“顯著性”是BPR的核心內容。BPR是圍繞運營模式的轉變而廢1日立新,重新設計與新的運營模式相適應的新流程,流程重組運營模式的變革、服務的運營模式的變革才是流程重組的終極目標,最終完善企業的管理模式,適應現代企業經營環境。
3.二者的關系
BPR和ERP的目的都是為了提升企業的管理水平,BPR關注管理思想,ERP側重于技術實現。BPR是ERP成功的前提,BPR就是優化和改進業務流程中的某個環節或整個業務運作的過程,而ERP是以業務流程為導向,控制和運作企業所有資源。企業實行BPR是應用ERP和推進信息化建設的基礎,對推動企業管理現代化必將起到明顯和積極的作用。在BPR從思想到實現的轉變中,ERP系統有效地支撐和固化了新的業務流程,在BPR思想的引領下,EI心應用也將更容易地到預期的效果。所以企業應用ERP必須要開展管理創新和實行BPR,這個階段的工作是不可逾越的。企業應用ERP后效益的提高,一部分是由于實施ERP,另一部分就是業務流程重組的功勞。所以在ERP中BPR的實施和應用將有效地優化企業的資源和流程,不僅使企業在成本、質量、服務和速度等方面取得顯著的改善,最大限度地適應以“顧客、競爭、變化”為特征的現代企業經營環境,而且將幫助企業正確地認識市場,有效地借助市場,進而積極地引導市場,使企業在市場中永遠處于領先地位。
二、我國中小企業實施ERP中BI沖的重要性
1.國外實施ERP中業務流程重組情況分析
BPR最早是在上世紀90年代初提出的,發展時間相對較短,而ERP從上個世紀60年代開始發展,經歷了開環MRP、閉環MRP、MRPII到現在的ERP,已經形成了自己成熟的產品如SAP,Oracle等。在國外,有很多企業沒有實施BPR但是依然成功實施了ERP,因為這些ERP系統中大多吸取了來自現代企業的最佳實踐和最佳業程的功能,雖然這些企業沒有進行BPR實施,但是通過實施ERP系統同樣可以對業務流程進行優化。在美國,甚至有一種無須任何客戶化的ERP實施方法,但前提是這種企業要有很好的管理基礎,很高的決策能力。所以國外大多數企業在進行ERP實施的過程就可以不需要也沒有必要進行BPR。
2.我國中小企業實施ERP進行BPR的必然性
可以認為ERP與BPR是西方發達的市場經濟與其完善的管理制度、先進的管理思想相結合的產品,二者的實施目標主要是為了提高經濟效益,創造同行業無法超越的競爭力。我國目前正處于由計劃經濟向市場經濟轉變的過渡時期,許多中小企業管理水平低下、職權不清、基礎工作相對薄弱,管理模式到管理手段與大型企業和國外企業存在較大的差異,不能照搬國外企業或者國內大型企業實施ERP的模式來進行。我國中小企業需要的不僅僅是要使用信息化手段,同時也要采用先進的適合自己企業的管理思想和管理模式,這樣通過ERP迅速提升企業管理,顯然是不可能的,事實上這也正是我國部分企業EI心實施失敗的原因之一。因為ERP不僅是一種先進的企業管理信息系統,同時也體現了先進的管理思想,是實現企業業務流程功能的手段,但是業務流程應該怎樣才能使企業在成本、質量、服務和速度等方面有所改善,卻不是ERP能處理的問題,這是業務流程重組才能處理的問題。我國中小企業如果要實施ERP,就必須同時進行BPR,這樣才能充分發揮ERP的作用,推動企業信息化、提高管理水平和經濟效益、增強企業競爭力。
3.進行業務流程重組可以解決的問題
對于我國中小企業來說,BPR是ERP成功實施的一個重要前提,要成功應用ERP系統,BPR是一個有力的保證。
(1)可以通過業務流程重組解決我國中小企業存在的管理混亂的現象,同時可以避免重復無效的業務流程。
(2)BPR和ERP是相輔相成的關系,我國中小企業可以通過業務流程重組實施ERP并發揮其效果,改革傳統的手工方式。
(3)我國中小企業正處于由事務處理階段向系統處理階段轉變的過程中,BPR可以幫助企業實現業務和信息流程從面向部門到面向整體的轉變。
三、我國中小企業實施ERP中業務流程重組的步驟與方法
每個企業都有自己企業的特點,而幾乎每個實施BPR的公司和提供BPR咨詢服務的公司都會提出一套自己的方法,這就意味著沒有一套可以適用于任何企業和任何一個BPR項目的標準方法。但是大體上可以從以下六個方面著手:
1.成立專門的組織
必須成立一個由具有權威并且具有創新精神、管理經驗豐富、業務熟悉和善于溝通的人員組成的小組,同時要獲得高層決策領導的全力支持,另外要有咨詢顧問或者外部專家參與。
2.結合企業整體發展戰略
企業不能盲目地進行BPR,而應該明確企業在未來三年或以后的整體發展戰略,并根據市場預測期望達到的目標值,并能設計出詳細的改造方案,突出重點改造的流程,應該包括對整個BPR和ERP實施項目進行規劃、需求分析,同時制定BPR重組策略。
3.要做好調查研究,與全員交流溝通
對流程要做深入的調查研究,記錄和分析流程及相關數據,回顧技術改造及可選項,然后與委員會主管及關鍵的領導交流,同時也要同客戶交流,識別當前需求以及外來需求,另外也要與公司職員和部門負責人做好交流,了解業務變更的適用性。
4.設計流程的方案
對現有流程和子流程進行建模和分析,診斷現有流程,發現流程中的瓶頸,為業務流程重組定義基準。具體步驟是:首先表述現有流程,然后分析現有流程,發現應當進行改造的流程;在分析原有流程的基礎上,設計新的流程原型并且設計支持新流程的ERP架構,包括軟、硬件選型,結合企業的期望與具體EI沖軟件的功能構建企業未來業務流程和績效管理體系,同時在BPR思想的指導下進行ERP系統方案設計。
5.實施流程重組
包括業務流程和績效管理體系的實施,ERP系統開發、測試及上線。
6.進行業績評估
根據實施效果對BPR流程和ERP方案進行評估、完善,同時對ERP系統保持后續支持。業務流程再造結束后,將業務流程重組的實施效果與計劃目標相對比,看新的流程是否達到了預期目標。一次BPR項目的實施并不代表公司改革的任務完成,整個企業的績效需要持續改善才能實現,這種持續的改善實際上就是不斷對流程進行分析和改變的過程。
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